Waarom zijn overeenkomsten van belang?

Mediation staat in basis los van juridische rechtspraak, het is wel mogelijk dat een rechter de partijen verzoekt om in een mediation traject te stappen. Het idee hierbij is dat partijen die in overleg tot een gedeeld besluit kunnen komen meer kans hebben op een gedeelde oplossing dan bij een rechtsgang. In plaats van twee tegenstanders die willen winnen is er sprake van twee (of meer) partijen die er liever samen uitkomen. Omdat deze trajecten doorgaans niet zonder slag of stoot verlopen is er behoefte aan een neutrale tussenpersoon die als enige belang en doelstelling heeft om een duurzame oplossing voor een bestaand conflict te vinden. Daarbij wordt het traject niet gestuurd door wetgeving maar door belangen van de betrokken partijen.

Mediation is niet een vanzelfsprekend iets. We kennen allemaal films en televisieseries met advocaten, rechters en juridische procedures, we zien zelden een spannende thriller met een mediator en twee mensen aan een tafel. Mediation is een traject dat eerst uitgelegd moet worden om het nut ervan in te zien. Sterker nog, het is een aanpak die gedragen moet worden door de betrokken partijen, anders is het gedoemd om te mislukken. Om de kaders van het traject te bepalen en de betrokken partijen handvatten te geven wordt er als eerste een mediationovereenkomst opgesteld. Aan het einde van het traject wordt dan een vaststellingsovereenkomst gemaakt. Tussen deze twee ‘doelpalen’ bevindt zich het doel dat we willen bereiken.

Wat is een mediationovereenkomst?

Dit is de overeenkomst met de mediator waarin diverse praktische zaken vastgelegd worden die betrekking hebben op de mediation. Zo staan hier de partijen in genoemd, de aard van het conflict en de kosten voor de mediator. Het is niet wenselijk om te beginnen in een situatie met vragen en onzekerheden. Die worden in de mediationovereenkomst weggenomen. Alle belangrijke zaken worden vastgelegd en kunnen in een later stadium terugkomen. Beide partijen zullen deze overeenkomst met de mediator tekenen.

Wat is een vaststellingsovereenkomst?

Dit is de overeenkomst of het convenant dat aan het einde van de mediation opgesteld wordt als afsluiting van het traject. In deze overeenkomst worden de uitkomsten van de mediation vastgelegd inclusief de afspraken die hier uit voortvloeien. Het opstellen van deze documenten is standaard voor de meeste mediators, leden van de Mediatorsfederatie Nederland (MfN) stellen deze overeenkomsten zelfs verplicht voor aangesloten leden.

Werkt mediation?

Welk nut heeft het om een traject in te gaan zonder juridische toetsing of onafhankelijke rechtspraak? Dit is een vraag die veel mensen stellen en het is een heel terechte opmerking. Het slagingspercentage van mediation ligt hoog, dit komt omdat er bij de rechter altijd een verliezer zal zijn in de rechtbank en vaak zelfs twee verliezers in de nasleep. Overigens is het altijd mogelijk om een advocaat in de arm te nemen als mediation onverhoopt niet mocht werken. Bij Dé ArbeidsMediator geven we op voorhand duidelijk aan of mediation in uw geval de beste oplossing is vanuit onze juridische kennis en ervaring.

Mediationovereenkomst voorbeeld

Om een idee te geven van de inhoud ziet u hieronder een mediationovereenkomst. Dit is een standaard concept, de werkelijke overeenkomst met een mediator zal per traject worden ingevuld.

  • Naast de naam van de mediator worden de partijen benoemd inclusief de vertegenwoordigers.
  • De kwestie wordt in grote lijnen beschreven.
  • De verantwoordelijkheden van zowel de mediator als de partijen worden benoemd.
  • De ingangsdatum van de mediation wordt bepaald.
  • Er wordt duidelijk aangegeven dat mediation geschiedt op basis van vrijwilligheid. Iedere partij kan op ieder moment het traject afbreken.
  • Er is sprake van een geheimhoudingsplicht, zo kan iedereen vrij spreken zonder risico voor consequenties.
  • Om de vertrouwelijkheid te waarborgen kan worden afgeweken van het wettelijke geldende bewijsrecht.
  • De natuurlijke personen zullen zelf aanwezig zijn bij de gesprekken.
  • Een vertegenwoordiger zal rechtsgeldig bevoegd zijn om nodige rechtshandelingen te verrichten.
  • Het honorarium voor de werkzaamheden wordt vermeld inclusief eventuele bijbehorende kosten zoals huur van ruimte, communicatie- en/of andere kosten.
  • Een oplossing zal worden vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst.
  • Gemaakte afspraken worden vastgelegd en zijn ook van toepassing als er geen overeenstemming bereikt kan worden.

 

Wat wordt er vastgelegd?

Er bestaan nagenoeg geen regels aan het verloop van een mediation traject. Het is altijd maatwerk waarbij er weinig verplichtingen bestaan. Dit geldt tevens voor de verslaglegging. In veel gevallen zal er van ieder overleg en/of bijeenkomst een (beknopt) verslag worden gemaakt maar dit is niet noodzakelijk. Als er verslaggeving bestaat dan geldt hier een geheimhoudingsplicht. Anders kunnen de betrokken partijen niet vrijuit spreken. Het is ook niet de bedoeling dat uitspraken bindend zijn, wellicht komt iemand later op een uitspraak terug. Tenzij de partijen hier bezwaar tegen maken zal de mediator een algemeen verslag maken van iedere sessie om het verloop in kaart te brengen. In praktijk is ieder traject maatwerk.

De afspraken en uitkomsten worden vastgelegd in de vaststellingsovereenkomst. Het is aan te bevelen om alle relevante zaken zorgvuldig te noteren in duidelijke bewoordingen. Dit neemt niet weg dat er in de toekomst wellicht vastgestelde zaken niet meer relevant zijn voor de nieuwe situatie. Het is in dat geval mogelijk om de overeenkomst bij de mediator te herzien en opnieuw te beoordelen.

Is de overeenkomst juridisch afdwingbaar?

De vaststellingsovereenkomst bevat afspraken waar de partijen zich aan moeten houden. Toch is er geen sprake van executoriale waarde. Dit betekent dat er bij een conflict of het niet nakomen van bepalingen er een rechter aan te pas moet komen om uitspraak te doen. Eenvoudig gesteld houdt dit in dat de overeenkomsten nageleefd moeten worden, maar dat iemand die niet meewerkt niet direct aansprakelijk gesteld kan worden. Als er een rechter aan te pas komt zal deze een juridische uitspraak te doen op basis van de wet- en regelgeving.

Dé ArbeidsMediator kan u naast mediation ook juridisch advies geven. Neem contact op voor meer informatie.

Tijdens de mediation liet Gabrielle duidelijk merken dat ze zeer ter zake kundig, onpartijdig en betrokken bij ons was, dit door houding en gedrag. Daarmee is de mediation prettig en redelijk snel verlopen.
Zeer kundige en betrokken mediator – Marcus (9.5/10)